ما كتب حول الاجتماعات في كافة مجالاتها و أنواعها و ممارساتها لا يحصر في مقال توضيحي،ولكننا نحاول قدر الاستطاعة ان نضع النقاط و المحاور والأصول الأساسية لفقه الاجتماعات،عسى ان تصبح دليلاً توضيحيا لمن يريد الاستفادة منها عملياً او المتابعة ،وفقهاً نظرياً في كتب الإدارة والتنمية البشرية.

نستطيع القول ان الاجتماعات تمر في ثلاث مراحل، و على هذه المراحل وحسب الاهتمام الجاد والالتزام والدقة والأعداد يتوقف نجاح الاجتماعات أياً كان نوعها ومجالهاً،وهذه المراحل تبدأ:ما قبل الاجتماع،و اثناء الاجتماع،وما بعد الاجتماع .

اذا لابد من فقهٍ أداري ونفسي للمراحل الثلاث ونضع النقاط على الحروف ونلتزم بالمطلوب لنخرج باجتماعٍ ناجحٍ ومستمر.

للتسهيل وللقدرة على تنفيذ الخطوات نحاول ان نجعل توضيحاتنا وتحليلاتنا على شكل نقاط:-

1-      لابد من معرفه المعلومات الكافية بالاجتماع لان اي نقص سواء كان فى المستلزمات او الأفكار يؤدى الى نقص ملحوظ.

2-      تحديد مكان ö الاجتماع مع التوقيت الواضح لكافه المشاركين.

3-      والدقة في تخصيص الوقت المطلوب أمر ضروري سواء كان للاجتماع عامةً او للإتاحة لكل مشارك في ابداء رأيه.

4-      لذا لابد من وضوح كاف لمعرفة موضوع الاجتماع وذلك ليستعد كل مشارك للإعداد حسب رغبته و إدراكه و استعداته.

5-      ولابد من تبليغ واضح لكل المشاركين أو الراغبين في المشاركة مع النقاط الاساسية للجدول وذلك ايضاً للإعداد الجيد.

6-      الطلب من المشاركين إبداء ملاحظاتهم واقتراحاتهم لاغناء الجدول.

7-      أي تغير في الجدول لابد من إعلام مدير الاجتماع به مع أعطاء التوضيحات للمشاركين.

8-      من الأجدر ان تعطى توضيحات للمشاركين عن سبب الاجتماع والأهداف الرئيسية منه.

حتى تكون الاجتماع أكثر عملياً ومساهمة المشاركين فيه أكثر فعالية لابد من ملاحظة النقاط التالية:-

1-      قراءة جدول الاجتماع مع التوضيحات المطلوبة مع طلب الاقتراحات حول الجدول بشكل سريع.

2-      الالتزام بالوقت والتوقيت المحدد في جميع متطلبات الاجتماع.

3-      لابد من الحضور المبكر،لان عدم الحضور – في بعض الأحيان – في مقدمة الاجتماع   يشوش الأفكار ويؤخر التركيز.

4-      ولابد من مراجعة ذاتية لضرورة الحضور ومع ملاحظة مؤشر الرغبة الذاتية.

5-       عند إعطاء اي رأى او اقتراح يفضل ان يكون واضحا ودقيقا مع تجنب الاستطرادات إلا عند الضرورة القصوى.

6-      كما ان الالتزام بالوقت ضروري والالتزام بالجدول من الأولويات الضرورية.

7-      الاعتدال والعدالة فى أدارة الاجتماع ضروري جداً،لتنشيط الفعالية من قبل المشاركين .

8-      ركز على أفكارك خاصة عن ردود الفعل أما إذا كان إبداء الرأي عادياً حاول تعزيز مسار الاجتماع.

9-      لابد من الإصغاء الكامل عند طرح المحاور الرئيسية للاستعداد لكتابة الملاحظات والمشاركة الجيدة.

10-على مدير الاجتماع الالتزام بالنقاط المذكورة أكثر من كل المشاركين،للقدرة على التحكم في إدارة الاجتماع وتطبيق العدالة على كافه المشاركين،وكتابة الملاحظات لما بعد المناقشة.

هناك ملاحظات عدة على من لم يستفد من الاجتماع،او انتهى الاجتماع بالفشل ليسن أثناء لاجتماع ولكن يأتى الفشل بعد أن تنتهي الاجتماع إذا لنجاح الاجتماع و استثمارها بعد الوصول الى قرارات قاطعه ومتفقة عليها:

1-      على المدير واللجنة الرئيسية للاجتماع أعداد آليه لتنفيذ المقررات سواء كان فردياً او بتشكيل اللجان أو بمتابعه المسؤول عن المقرر.

2-      مع الوضوح الكامل للتكليف سواء كان فردياً او جماعياً.

3-      ترتيب آليه عملية للمتابعة مع تحضير كافه المستلزمات والصلاحيات.

4-     كذلك يأتي دور الوقت وتحديده و توقيته للإنهاء من متابعة وتنفيذ المقررات وحدارٍ من المطاطية وعدم توقيت المراجعة.

5-      مع تحديد اجتماع المتابعة والتنفيذ،وذلك حسب متطلبات المقررات واتفاق اللجان مع مدير الاجتماع.

6-      مع اعلان النتائج لكافه المشاركين وما طبق من المقررات.

* هكذا يأتى الاجتماع مثمرا ويكون محوراً تغيرياً،ويأتى بنتائج عملية حسب الالتزام بالقواعد والمراحل الأساسية لكل عملية تطويرية او حلاً للمشاكل،واجتماعاً للتحكم والادارة.